Privacy Wetgeving (AVG)

Dossier Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Met ingang van 25 mei 2018 wordt een nieuwe wet van kracht: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit is Europese wetgeving die de in 2001 ingevoerde Wet bescherming persoonsgegevens vervangt. Ook KBO-PCOB krijgt met deze nieuwe regelgeving te maken.
Vanzelfsprekend gaat KBO Rotterdam ook nu al zorgvuldig met persoonsgegevens om. Wij zien de AVG als een prikkel om onze werkwijze kritisch onder de loep nemen: voldoen we aan alle eisen? Zijn de persoonsgegevens die we van onze leden hebben goed beschermd?
Gelukkig zijn er veel hulpmiddelen die verenigingen als de onze daarbij helpen. We zijn achter de schermen al volop bezig om KBO-PCOB AVG-bestendig te maken. De komende tijd informeren wij u hier nader over. Alle informatie over KBO Rotterdam en de AVG vindt u op op onze websitepagina www.kborotterdam.nl/avg die wij gedurende het eerste half jaar van 2018 steeds zullen updaten.
Persoonsgegevens in de ledenadministratie
Als vereniging verwerken wij persoonsgegevens in de ledenadministratie. Dat is nodig voor het functioneren als vereniging. Daarbij gaat het om persoonsgegevens die volgens de wet niet vallen onder de zogenoemde bijzondere persoonsgegevens (dat zijn bijvoorbeeld medische informatie, ras, politieke voorkeur of geloofsovertuiging, strafrechtelijke gegevens et cetera). Organisaties die bijzondere persoonsgegevens verwerken moeten aan extra strenge eisen voldoen. Daar is voor onze ledenadministratie geen sprake van.

De manier waarop KBO-PCOB omgaat met privacy en persoonsgegevens is beschreven in ons privacystatement.

 

 

Privacystatement KBO Rotterdam

april 2018

KBO Rotterdam verwerkt persoonsgegevens. In dit privacystatement geven wij antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door KBO Rotterdam.
KBO Rotterdam streeft ernaar te voldoen aan de geldende wetgeving ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens. Met ingang van 25 mei 2018 is dat de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over een individu zeggen. Bijvoorbeeld naam, (mail)adres, geboortedatum, foto’s e.d. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar een individu herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Wanneer anderen die persoonsgegevens in bezit hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan.

Persoonsgegevens verdienen bescherming
Het beschermen van ieders privacy is een onderwerp waar de laatste jaren in toenemende mate aandacht voor is. In het digitale tijdperk, waarin het uitwisselen van informatie op grote schaal een peulenschil is geworden, is het goed om alert te zijn op misbruik van persoonsgegevens. Dat geldt ook voor een vereniging als KBO Rotterdam.
Met ingang van 25 mei 2018 is een nieuwe wet van kracht: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit is Europese wetgeving die de in 2001 ingevoerde Wet bescherming persoonsgegevens vervangt.
In dit privacystatement geven wij aan hoe KBO Rotterdam voldoet aan de wetgeving.

Van wie verwerkt KBO Rotterdam persoonsgegevens?
KBO Rotterdam verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

  • Leden en vrijwilligers van KBO Rotterdam;
  • Mensen die interesse tonen in het lidmaatschap of die in het verleden lid zijn geweest;
  • Abonnees op het Magazine van KBO-PCOB en het magazine De Senior van KBO Rotterdam;
  • Mensen die als niet-lid deel hebben genomen aan door KBO Rotterdam georganiseerde activiteiten en/of acties;
  • Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
KBO Rotterdam verwerkt persoonsgegevens in een ledenadministratiesysteem.
Dit ledenadministratie systeem is gemeenschappelijk voor de KBO-PCOB aangesloten verenigingen.

Waarvoor verwerkt KBO Rotterdam persoonsgegevens?
Om lid te kunnen worden van een van de bij KBO Rotterdam, om abonnee te worden, aan de slag te gaan als vrijwilliger, of om een andere relatie met ons te gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van deze gegevens kunnen wij de communicatie op de passende wijze verzorgen en zorg dragen voor de juiste informatie.
Leden, abonnees en relaties willen we zo goed mogelijk van dienst zijn. Naam en adresgegevens gebruiken we bijvoorbeeld om contact te onderhouden en informatie te verschaffen over aan het lidmaatschap en abonnement gerelateerde zaken zoals het toesturen van (afdelings-)nieuws, uitnodigingen voor activiteiten en de magazines. Bij vragen aan bijvoorbeeld de ledenservice, verwerken wij persoonsgegevens om onze leden en relaties zo goed mogelijk van dienst te zijn.
Mailadressen gebruiken wij voor het toesturen van digitale informatie, zoals nieuwsbrieven of voor online onderzoeken. Voor dit soort mailings kan iemand zich laten uitschrijven of gegevens aanpassen door op onze website het contactformulier in te vullen of de wijziging te melden bij onze ledenadministratie.

Verwerkt KBO Rotterdam bijzondere persoonsgegevens?
Nee, KBO Rotterdam verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens zijn strikt vertrouwelijke gegevens waarvoor extra privacybescherming van toepassing is, zoals bijvoorbeeld medische informatie, ras, politieke of geloofsovertuiging, strafrechtelijke gegevens e.d. Dat soort gegevens zijn niet nodig voor het doel van onze vereniging: lidmaatschap en de deelname aan activiteiten. KBO Rotterdam draagt er zorg voor dat iedereen die persoonsgegevens verwerkt zich daarvan bewust is en daar naar handelt.

Hoe gaat KBO Rotterdam met persoonsgegevens om?
Persoonsgegevens worden veilig en zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor gebruik binnen de vereniging of voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt. Wij zijn ons ervan bewust dat deze gegevens aan ons zijn toevertrouwd en dat wij daar vertrouwelijk mee om dienen te gaan.

Wie kan er bij persoonsgegevens?
Binnen KBO Rotterdam kan degene die belast is met de ledenadministratie de lidmaatschapsgegevens inzien en ook wijzigingen aanbrengen. De voorzitter, secretaris en penningmeester van KBO Rotterdam en medewerkers van het verenigingsbureau kunnen gegevens inzien, maar geen wijzigingen aanbrengen, als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van hun takenpakket
De autorisatiestructuur binnen de ledenadministratie is vastgelegd in een handleiding. Daarin is onder meer vastgelegd wie toegang heeft tot de ledenadministratie en hoe de toekenning van rechten (inzage, verwerking ed.) precies in zijn werk gaat.

Uitwisselen van persoonsgegevens met externe partijen
KBO Rotterdam wisselt geen persoonsgegevens uit met externe partijen, tenzij een gerechtvaardigd doel mee gediend wordt en met deze partij een verwerkersovereenkomst is overeengekomen.
De website van KBO Rotterdam wordt gehost door de provider Greenhost.nl. Het privacy beleid van deze provider is vastgelegd in hun Algemene Voorwaarden.
We maken gebruik van de diensten van Google Analytics om de intensiteit van de website bezoeken te volgen. Deze gegevensverwerking is overeenkomstig de richtlijnen 95\46\EG en is door ons geaccepteerd. Gebruiksgegevens blijven 26 maanden in Google Analytics.
Wij maken geen gebruik van andere Google diensten.

Hoe lang worden uw gegevens bewaard?
Gegevens gerelateerd aan het lidmaatschap worden in beperkte vorm na beëindiging van het lidmaatschap bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen te kunnen genereren. Voor het bewaren van deze gegevens gelden wettelijk bepaalde voorschriften.

Cookies e.d. op de website
Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze website – na uw toestemming – wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. KBO Rotterdam gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen onthouden worden. Daarnaast worden cookies gebruikt om u op basis van uw surfgedrag informatie te kunnen voorzien.

KBO Rotterdam verzamelt en bewaart niet-persoonsgebonden informatie van bezoekers over het gebruik van deze website, zoals de datum en tijd waarop de website is bezocht, het type browser, browser-taal, het Internet Protocol (IP-) adres van de gebruikte computer, het aantal hits, welke pagina’s en sub-pagina’s eerder zijn bezocht en de duur van de gebruikerssessie. KBO Rotterdam verzamelt via een bezoek aan de website geen persoonsgegevens, tenzij u daarvoor kiest en deze informatie specifiek vermeldt.

U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen. Zie voor een toelichting: https://veiliginternetten.nl/themes/situatie/cookies-wat-zijn-het-en-wat-doe-ik-ermee/

Kan ik zien welke gegevens KBO Rotterdam van mij verwerkt?
Elk lid heeft recht op inzage in de lidmaatschapsgegevens die KBO Rotterdam verwerkt. Neem daarvoor contact op met de ledenadministratie van KBO Rotterdam. Indien gewenst kunt u ook verzoeken om de geregistreerde gegevens te wijzigen of te verwijderen.

Waar kan ik terecht met een vraag of een klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door KBO Rotterdam kunt u terecht  bij de Aandachtfunctionaris Gegevensbescherming van KBO Rotterdam of bij de provinciale bond (KBO Zuid-Holland) of bij de ledenservice van het verenigingsbureau. Voor het melden van (het vermoeden van) een beveiligings- of datalek is een Procedure beveiligings- en datalek opgesteld.
De secretaris van KBO Rotterdam fungeert als de Aandachtsfunctionaris Gegevensbescherming die naleving van de wet- en regelgeving coördineert. De Aandachtsfunctionaris Gegevensbescherming is tevens het meldpunt voor datalekken. De Aandachtsfunctionaris Gegevensbescherming kunt u bereiken op telefoonnummer 06 52347779.

Wijzigingen privacybeleid
KBO Rotterdam streeft naar een zo actueel mogelijk privacybeleid en behoudt zich daarom het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacystatement. Op de website van KBO Rotterdam is altijd het meest recente statement beschikbaar.

Ledenadministratie KBO Rotterdam
Lilian Knape
tel.: 010-5215540 (di./wo./do. 10:00 – 13:00 uur)
email: ledenadministratie@kborotterdam.nl